بهترین نرم افزار BPMS؛ راهنمای مقایسه و انتخاب BPMS

جست‌وجوی «بهترین نرم‌افزار BPMS» معمولاً به فهرستی از محصولات و قابلیت‌ها می‌رسد. اما برای یک سازمان، دانستن اینکه کدام نرم‌افزار امکانات بیشتری دارد، به‌تنهایی پاسخ سؤال اصلی نیست.

یک BPMS ممکن است برای سازمانی با فرایندهای پیچیده و چندین سامانه متصل مناسب باشد، اما برای مجموعه‌ای دیگر بیش از حد پیچیده باشد. در مقابل، محصولی که راه‌اندازی ساده‌تری دارد ممکن است در برابر الزامات امنیتی، یکپارچه‌سازی یا توسعه آینده محدودیت ایجاد کند.

بنابراین:

بهترین BPMS برای همه سازمان‌ها وجود ندارد. انتخاب مناسب، محصولی است که با فرایندها، معماری فناوری، کاربران، مدل استقرار و شیوه نگهداری سازمان بیشترین تناسب را داشته باشد.

اگر هنوز درباره ماهیت این دسته نرم‌افزارها سؤال دارید، ابتدا راهنمای BPMS چیست؟ را مطالعه کنید. در این مقاله فرض می‌کنیم سازمان به مرحله ارزیابی گزینه‌ها رسیده و می‌خواهد بداند چه معیارهایی واقعاً در انتخاب اهمیت دارند.

بهترین نرم‌افزار BPMS چه نرم‌افزاری است؟

واژه «بهترین» زمانی معنا پیدا می‌کند که نیاز سازمان روشن باشد.

معروف‌ترین محصول الزاماً مناسب‌ترین گزینه نیست. بیشترین تعداد قابلیت نیز لزوماً مزیت محسوب نمی‌شود؛ چون ممکن است بخش زیادی از آن قابلیت‌ها هرگز استفاده نشوند یا نگهداری سیستم را پیچیده‌تر کنند.

همین موضوع درباره قیمت هم صدق می‌کند. هزینه پایین اولیه می‌تواند جذاب باشد، اما تصمیم نهایی باید پیاده‌سازی، یکپارچه‌سازی، آموزش، پشتیبانی و تغییرات آینده را نیز در نظر بگیرد.

برای ارزیابی اولیه، این معیارها اهمیت بیشتری دارند:

بهتر است انتخاب BPMS را یک مسئله تناسب با نیاز سازمان بدانیم، نه مسابقه‌ای برای یافتن محصولی که در همه معیارها بیشترین امکانات را دارد.

قبل از مقایسه BPMSها، نیاز سازمان را مشخص کنید

قبل از دیدن محصولات، باید بدانید دقیقاً چه چیزی را می‌خواهید حل کنید.

کدام فرایندها قرار است اجرا شوند؟

فهرستی از چند فرایند واقعی تهیه کنید و بررسی کنید:

• چند مرحله دارند؟
• چند نقش یا واحد درگیر است؟
• چه استثناهایی دارند؟
• مسیر براساس چه شرایطی تغییر می‌کند؟
• چه اطلاعاتی میان مراحل حرکت می‌کند؟

هدف این نیست که تمام فرایندهای سازمان از ابتدا تحلیل شوند. چند سناریوی نماینده می‌توانند برای مقایسه اولیه کافی باشند.

چه سامانه‌هایی باید به BPMS متصل شوند؟

اگر فرایندها به ERP، CRM، سامانه مالی، منابع انسانی یا سرویس‌های دیگر وابسته‌اند، یکپارچه‌سازی باید از همان ابتدا مشخص شود.

فقط نام سامانه کافی نیست؛ بهتر است بدانید چه داده‌ای باید خوانده یا نوشته شود و چه API یا سرویس‌هایی در اختیار دارید.

چه کسی سیستم را توسعه و نگهداری خواهد کرد؟

اگر تیم داخلی قرار است فرایندها را بسازد و تغییر دهد، میزان پیچیدگی ابزارها و مهارت موردنیاز اهمیت زیادی دارد.

اگر بخش زیادی از توسعه به ارائه‌دهنده وابسته باشد، باید این وابستگی و مدل پشتیبانی را هم در تصمیم خود لحاظ کنید.

محدودیت‌های امنیتی و زیرساختی چیست؟

الزاماتی مانند استقرار در زیرساخت سازمان، احراز هویت، ثبت فعالیت کاربران، محدودیت دسترسی به اطلاعات یا سیاست‌های امنیتی باید پیش از انتخاب گزینه‌ها مشخص شوند.

بعضی از این موارد می‌توانند شرط حذف یک محصول باشند، نه صرفاً یک امتیاز مثبت.

چگونه یک فهرست محدود از گزینه‌ها بسازیم؟

به‌جای مقایسه تعداد زیادی محصول در یک جدول بزرگ، می‌توانید گزینه‌ها را در سه مرحله محدود کنید.

معیارهای غیرقابل مذاکره را مشخص کنید

این‌ها مواردی هستند که نبودشان محصول را از فهرست خارج می‌کند.

مثلاً:

• مدل استقرار موردنیاز وجود ندارد؛
• اتصال حیاتی به سامانه‌ای خاص امکان‌پذیر نیست؛
• الزامات امنیتی سازمان تأمین نمی‌شوند.

معیارهای مهم را وزن بدهید

بعد از حذف گزینه‌های نامتناسب، تعیین کنید چه چیزی برای سازمان شما مهم‌تر است.

برای یک سازمان یکپارچه‌سازی در اولویت است؛ برای دیگری توسعه توسط تیم داخلی یا مدل استقرار اهمیت بیشتری دارد.

چند گزینه نهایی را وارد ارزیابی عملی کنید

بعد از محدودشدن گزینه‌ها، ادعاهای محصول باید روی یک سناریوی واقعی بررسی شوند.

مقایسه محصولات زمانی دقیق‌تر می‌شود که همه آن‌ها روی یک مسئله مشابه ارزیابی شوند.

مهم‌ترین معیارهای انتخاب نرم‌افزار BPMS

طراحی و مدل‌سازی فرایند

ابزار طراحی باید بتواند منطق واقعی فرایندهای شما را نمایش دهد، نه اینکه صرفاً نمودار زیبایی تولید کند. مواردی مانند پشتیبانی از BPMN، مسیرهای مختلف، رویدادها، استثناها و تغییرات فرایند را بررسی کنید.

برای بررسی نحوه مدل‌سازی و اجرای این منطق در گراف BPMS، می‌توانید قابلیت‌های فرایندساز و موتور فرایند را مشاهده کنید.

ساخت و مدیریت فرم‌ها

فرم در BPMS بخشی از جریان اجرایی است.

بررسی کنید:

• فرم چگونه به مرحله فرایند متصل می‌شود؛
• اعتبارسنجی داده چگونه انجام می‌شود؛
• دسترسی کاربران به داده چگونه کنترل می‌شود؛
• اطلاعات موجود چگونه دوباره استفاده می‌شوند؛
• فرم‌های پیچیده چه میزان توسعه فنی نیاز دارند.

موتور اجرای فرایند

BPMS باید فراتر از رسم گردش کار، نمونه‌های در حال اجرای فرایند را مدیریت کند.

موارد مهم عبارت‌اند از:

• ایجاد و تخصیص وظیفه؛
• مدیریت نقش و کاربر؛
• وضعیت نمونه‌های اجرایی فرایند؛
• زمان‌بندی و مهلت انجام کار؛
• برگشت یا تغییر مسیر؛
• مدیریت شرایط غیرعادی.

قواعد و منطق کسب‌وکار

بعضی تصمیم‌های فرایند مرتب تغییر می‌کنند.

مثلاً مسیر تأیید می‌تواند براساس مبلغ، نوع درخواست یا واحد سازمانی متفاوت باشد.

بررسی کنید قواعد چگونه تعریف و تغییر می‌کنند و یک تغییر در منطق تصمیم تا چه اندازه به تغییر خود مدل فرایند وابسته است.

اگر می‌خواهید ببینید این نوع تصمیم‌ها در گراف چگونه از منطق فرایند تفکیک و مدیریت می‌شوند، می‌توانید موتور قواعد کسب‌وکار را بررسی کنید.

یکپارچه‌سازی و API

BPMS سازمانی معمولاً در کنار نرم‌افزارهای دیگر کار می‌کند.

به‌جای اینکه فقط وجود API یا Web Service را بررسی کنید، ببینید ارتباط واقعی با سامانه‌های فعلی شما چگونه انجام خواهد شد.

مواردی مثل روش احراز هویت، نگاشت داده، مدیریت خطا و میزان توسعه اختصاصی موردنیاز می‌توانند در پروژه تعیین‌کننده باشند. برای بررسی روش‌های اتصال فرایندها به سرویس‌ها و منابع داده در گراف BPMS نیز می‌توانید بخش یکپارچه‌سازی داده و سرویس‌های سازمانی را ببینید.

امنیت و مدیریت دسترسی

سؤال «آیا نرم‌افزار امن است؟» بیش از حد کلی است.

بهتر است الزامات خودتان را مشخص کنید:

• کاربران و نقش‌ها چگونه مدیریت می‌شوند؟
• دسترسی به اطلاعات چگونه محدود می‌شود؟
• چه اقداماتی ثبت و قابل پیگیری‌اند؟
• احراز هویت چگونه انجام می‌شود؟
• چه بخش‌هایی به امنیت محصول و چه بخش‌هایی به زیرساخت وابسته‌اند؟

گزارش‌گیری و پایش

یک BPMS باید بتواند علاوه بر اجرای فرایند، اطلاعات قابل استفاده‌ای از وضعیت آن در اختیار سازمان قرار دهد.

بررسی کنید آیا می‌توانید وضعیت نمونه‌های فعال، تأخیرها، زمان مراحل و شاخص‌های موردنیاز را از داده واقعی فرایند استخراج کنید.

برای بررسی ابزارهای این حوزه در گراف BPMS می‌توانید قابلیت‌های گزارش‌ساز سازمانی را مشاهده کنید.

توسعه‌پذیری و نگهداری

نسخه اول یک فرایند، نسخه نهایی آن نیست.

بررسی کنید:

• تغییرات متداول چگونه انجام می‌شوند؛
• چه زمانی توسعه اختصاصی لازم است؛
• سفارشی‌سازی چه اثری بر ارتقا دارد؛
• تیم داخلی برای نگهداری چه مهارتی نیاز دارد.

تجربه کاربری

تجربه تحلیلگر، مدیر سیستم و کاربر نهایی یکسان نیست.

کاربر نهایی باید بتواند وظیفه خود را پیدا کند، اطلاعات موردنیاز را ببیند و کار را بدون پیچیدگی غیرضروری انجام دهد.

در مقابل، تحلیلگر یا تیم فنی به ابزارهای طراحی، تست و مدیریت تغییر نیاز دارند.

مدل استقرار

استقرار ابری (Cloud) یا درون‌سازمانی (On-Premise) می‌تواند روی امنیت، کنترل داده، زیرساخت و مسئولیت عملیاتی اثر بگذارد.

محصول باید در مدل استقرار موردنیاز سازمان قابل استفاده باشد، نه اینکه سازمان مجبور شود معماری خود را صرفاً با محدودیت محصول تطبیق دهد.

پشتیبانی و نگهداری محصول

ارزیابی BPMS فقط ارزیابی قابلیت‌های نرم‌افزار نیست.

آموزش، پشتیبانی، ارتقا، نحوه رفع خطا و میزان استقلال تیم داخلی در ادامه کار نیز روی تجربه واقعی استفاده از محصول اثر می‌گذارند.

در کنار ارزیابی محصول، سابقه، ساختار پشتیبانی و اطلاعات شرکت ارائه‌دهنده را نیز بررسی کنید؛ اطلاعات مرتبط با شرکت گراف در صفحه درباره گراف در دسترس است.

هزینه کل مالکیت

فقط عدد اولیه خرید را مقایسه نکنید.

هزینه لایسنس، استقرار، یکپارچه‌سازی، آموزش، زیرساخت، پشتیبانی و تغییرات آینده در کنار هم تصویر واقعی‌تری از هزینه ایجاد می‌کنند.

برای بررسی نحوه ارائه و لایسنس گراف BPMS نیز می‌توانید صفحه لایسنس BPMS را مشاهده کنید.

انواع نرم‌افزارهای BPMS

«انواع BPMS» را می‌توان از چند زاویه بررسی کرد.

BPMS ایرانی و خارجی

ایرانی یا خارجی بودن به‌تنهایی درباره کیفیت یا تناسب محصول چیزی را ثابت نمی‌کند.

این دسته‌بندی بیشتر روی موضوعاتی مانند دسترسی به پشتیبانی، زبان، اکوسیستم فنی، استقرار و شرایط تجاری اثر می‌گذارد.

استقرار ابری و درون‌سازمانی

در مدل ابری، زیرساخت در یک محیط Cloud مدیریت می‌شود و محل استقرار، مالکیت و محل نگهداری داده، سطح کنترل سازمان و تقسیم مسئولیت‌های عملیاتی باید برای هر گزینه به‌طور مشخص بررسی شوند.

در استقرار درون‌سازمانی، نرم‌افزار روی زیرساخت تحت کنترل سازمان مستقر می‌شود و معمولاً مسئولیت بیشتری برای نگهداری زیرساخت، به‌روزرسانی و عملیات فنی بر عهده خود سازمان قرار می‌گیرد.

انتخاب میان این مدل‌ها به الزامات امنیتی، سیاست‌های داده، معماری فناوری، توان عملیاتی و الزامات سازمان بستگی دارد.

ابزارهای مناسب کاربران کسب‌وکار و ابزارهای فنی‌تر

بعضی BPMSها تلاش می‌کنند سهم بیشتری از طراحی را در اختیار تحلیلگران یا کاربران کسب‌وکار قرار دهند، درحالی‌که برخی دیگر کنترل فنی بیشتری به تیم توسعه می‌دهند.

هیچ‌کدام به‌صورت عمومی بهتر نیستند. سؤال مهم این است که چه کسی قرار است سیستم را توسعه و نگهداری کند.

BPMS ایرانی یا خارجی؛ کدام مناسب‌تر است؟

به‌جای انتخاب یک برنده عمومی، هر گزینه را براساس معیارهای سازمان خود بررسی کنید.

در بسیاری از معیارها، تفاوت میان دو محصول از تفاوت میان «ایرانی» و «خارجی» مهم‌تر است.

در دموی نرم‌افزار چه چیزی را واقعاً بررسی کنیم؟

اینجا جایی است که فهرست قابلیت‌ها باید به رفتار واقعی سیستم تبدیل شود.

بهتر است برای همه گزینه‌های نهایی یک سناریوی مشترک تعریف کنید.

این سناریو می‌تواند شامل این مسیر باشد:

ثبت اطلاعات ← دو نقش انسانی ← یک قاعده تصمیم‌گیری ← یک اتصال به سامانه دیگر ← یک حالت استثنا ← گزارش وضعیت

سپس از هر گزینه بخواهید همان سناریو را اجرا کند.

این روش کمک می‌کند به‌جای مقایسه ادعاهای متفاوت، رفتار محصولات را روی یک مسئله یکسان ببینید.

هنگام دمو چه سؤال‌هایی بپرسیم؟

چند سؤال می‌تواند تفاوت محصولات را خیلی سریع روشن کند:

1. اگر مسیر فرایند تغییر کند، اصلاح آن چگونه انجام می‌شود؟
2. اضافه‌کردن یک وظیفه یا نقش جدید چه مراحلی دارد؟
3. اتصال به یکی از سامانه‌های موجود ما چگونه پیاده‌سازی می‌شود؟
4. دسترسی دو نقش مختلف به داده چگونه کنترل می‌شود؟
5. وضعیت یک نمونه اجرایی مشخص را چگونه می‌توان مشاهده کرد؟
6. اگر سرویس خارجی پاسخ ندهد، فرایند چه رفتاری دارد؟
7. نمونه‌های در حال اجرا هنگام تغییر نسخه چگونه مدیریت می‌شوند؟
8. چه بخش‌هایی توسط تیم داخلی قابل تغییرند؟
9. چه تغییراتی به ارائه‌دهنده یا توسعه اختصاصی وابسته‌اند؟
10. پشتیبان‌گیری، بازیابی، ارتقا و پشتیبانی چگونه مدیریت می‌شوند؟

برای پروژه‌های حساس‌تر، یک اثبات مفهوم (PoC)محدود می‌تواند بعضی فرضیات فنی را پیش از تصمیم نهایی روشن کند.

چک‌لیست انتخاب BPMS

پیش از تصمیم نهایی بررسی کنید:

• فرایندهای اولویت‌دار مشخص شده‌اند.
• یکپارچه‌سازی‌های ضروری شناسایی شده‌اند.
• تعداد و نوع کاربران مشخص است.
• مدل استقرار تعیین شده است.
• الزامات امنیتی و دسترسی مشخص‌اند.
• معیارهای حذف و معیارهای امتیازدهی جدا شده‌اند.
• چند گزینه محدود برای ارزیابی باقی مانده‌اند.
• گزینه‌ها روی سناریوی مشابه ارزیابی شده‌اند.
• توان تیم داخلی برای نگهداری مشخص شده است.
• هزینه کل مالکیت بررسی شده است.
• مدل پشتیبانی و ارتقا روشن است.

اگر چند مورد کلیدی هنوز نامشخص‌اند، تصمیم نهایی احتمالاً زودهنگام است.

گراف BPMS به‌عنوان یکی از گزینه‌های قابل بررسی

اگر در حال مقایسه نرم‌افزارهای BPMS هستید، گراف BPMS می‌تواند یکی از گزینه‌هایی باشد که با همین معیارها ارزیابی می‌کنید.

در گراف BPMS، مدل‌سازی فرایند مبتنی بر BPMN 2.0 می‌تواند با فرم‌ها، وظایف کاربران، قواعد کسب‌وکار و DMN، منابع داده، سرویس‌ها، گزارش و پایش در یک محیط فرایندمحور کنار هم قرار گیرد.

برای ارزیابی محصول، بهتر است یکی از فرایندهای واقعی سازمان را انتخاب کنید و ببینید طراحی، اجرا، قواعد، یکپارچه‌سازی و گزارش در همان سناریو چگونه عمل می‌کنند.

اگر گراف BPMS یکی از گزینه‌های فهرست نهایی شماست، می‌توانید قابلیت‌های نرم‌افزار BPMS گراف را بررسی کنید و همان معیارهای این مقاله را روی یک سناریوی واقعی سازمان بسنجید.

جمع‌بندی؛ چگونه بهترین BPMS را انتخاب کنیم؟

انتخاب BPMS نباید با این سؤال شروع شود که «کدام محصول قابلیت بیشتری دارد؟»

ابتدا مسئله و محدودیت‌های سازمان را مشخص کنید. گزینه‌هایی را که شروط اصلی را ندارند کنار بگذارید، معیارهای مهم را براساس نیاز خود وزن بدهید و چند گزینه باقی‌مانده را در شرایط مشابه ارزیابی کنید.

در این صورت، «بهترین نرم‌افزار BPMS» دیگر یک عنوان تبلیغاتی نیست؛ محصولی است که بتوانید تناسب آن با نیاز سازمان را با شواهد عملی توضیح دهید.

سؤالات متداول

بهترین نرم‌افزار BPMS کدام است؟

یک محصول واحد برای همه سازمان‌ها بهترین نیست. انتخاب مناسب به فرایندها، یکپارچه‌سازی، امنیت، مدل استقرار، کاربران، تیم نگهدارنده و هزینه مالکیت بستگی دارد.

بهترین نرم‌افزار BPMS ایرانی کدام است؟

برای پاسخ قابل اتکا باید چند محصول ایرانی را با معیارهای یکسان و براساس نیاز واقعی سازمان مقایسه کرد. ایرانی‌بودن به‌تنهایی نشان‌دهنده برتری یا ضعف محصول نیست.

مهم‌ترین معیار انتخاب BPMS چیست؟

یک معیار واحد وجود ندارد. تناسب با فرایندهای واقعی، یکپارچه‌سازی، امنیت، امکان نگهداری و مدل استقرار معمولاً از معیارهای بنیادی هستند.

BPMS ایرانی بهتر است یا خارجی؟

پاسخ عمومی وجود ندارد. هر گزینه باید از نظر قابلیت فنی، پشتیبانی، استقرار، زبان فارسی، یکپارچه‌سازی و هزینه کل بررسی شود.

BPMS ابری بهتر است یا استقرار درون‌سازمانی؟

انتخاب به سیاست امنیتی، زیرساخت، کنترل داده و نیازهای عملیاتی سازمان بستگی دارد.

دمو برای انتخاب BPMS کافی است؟

برای ارزیابی اولیه می‌تواند بسیار مفید باشد، به‌خصوص اگر روی سناریوی واقعی سازمان انجام شود. در پروژه‌های پیچیده یا پرریسک، اثبات مفهوم محدود می‌تواند بررسی فنی عمیق‌تری فراهم کند.