BPMS چیست؟ راهنمای جامع سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار

BPMS یا Business Process Management System به معنای «سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار» است؛ بستری نرم‌افزاری که کمک می‌کند یک فرایند از سطح نمودار و دستورالعمل فراتر برود و به جریان اجرایی قابل مدیریت تبدیل شود.

در یک BPMS فقط مسیر کلی کار ترسیم نمی‌شود. سیستم باید بتواند هنگام اجرای واقعی فرایند مشخص کند مرحله بعد چیست، هر فعالیت به چه فرد یا نقشی سپرده شود، چه اطلاعاتی در هر مرحله لازم است، کدام قواعد روی تصمیم‌ها اثر می‌گذارند و هر درخواست در چه وضعیتی قرار دارد.

به همین دلیل، BPMS را نباید صرفاً یک ابزار رسم فرایند، فرم‌ساز یا سیستم ارجاع کار دانست.

اگر بخواهیم آن را در یک جمله خلاصه کنیم:

BPMS بستری است که مدل فرایند را به اجرای واقعی میان افراد، داده‌ها، قواعد و سامانه‌های سازمان متصل می‌کند.

BPMS در یک نگاه

این مدل ذهنی کمک می‌کند BPMS را نه به‌عنوان مجموعه‌ای از ابزارهای جدا، بلکه به‌عنوان یک محیط اجرای فرایند ببینیم.

BPMS مخفف چیست؟

BPMS مخفف Business Process Management System است.

برای فهم بهتر آن باید تفاوت میان BPM و BPMS را در نظر گرفت.

BPM یا Business Process Management رویکردی برای شناخت، مدیریت و بهبود فرایندهای سازمانی است.BPMS نرم‌افزاری است که می‌تواند اجرای دیجیتال این فرایندها را پشتیبانی کند.

به زبان ساده:

BPM درباره مدیریت فرایند است؛ BPMS بستری نرم‌افزاری برای اجرای دیجیتال مدل و منطق فرایند است.

برای آشنایی عمیق‌تر با مفهوم مدیریت و بهبود فرایند می‌توانید راهنمای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPM) را مطالعه کنید.

تفاوت یک نمودار فرایند با فرایندی که در BPMS اجرا می‌شود چیست؟

فرض کنید مدلی داریم که مسیر یک درخواست را به این شکل نشان می‌دهد:

ثبت درخواست ← بررسی ← تصمیم ← اجرا ← پایان

این مدل ترتیب کلی کار را مشخص می‌کند، اما برای اجرای واقعی هنوز سؤال‌های دیگری باقی مانده است.

چه چیزی درخواست را آغاز می‌کند؟ اطلاعات اولیه کجا ثبت می‌شوند؟ فعالیت بررسی به چه کسی می‌رسد؟ اگر شرایط درخواست متفاوت باشد مسیر چگونه تغییر می‌کند؟ اگر بخشی از اطلاعات در سامانه دیگری باشد چگونه وارد فرایند می‌شود؟ وضعیت هر درخواست فعال کجا نگهداری می‌شود؟

نمودار به ما کمک می‌کند منطق فرایند را ببینیم.

BPMS باید کمک کند همین منطق در عملیات اجرا شود.

برای این کار، مدل به عناصری مانند وظایف کاربران، فرم‌ها، داده‌ها، قواعد و ارتباط با سامانه‌های دیگر متصل می‌شود.

این فاصله میان «مدل فرایند»و «فرایند در حال اجرا» یکی از مهم‌ترین نقاط برای شناخت BPMS است.

درون یک BPMS چه اتفاقی می‌افتد؟

برای شناخت BPMS بهتر است از لحظه‌ای شروع کنیم که یک فرایند وارد محیط اجرا می‌شود.

ابتدا یک مدل قابل اجرا وجود دارد

فرایند باید مشخص کند فعالیت‌ها، رویدادها، تصمیم‌ها و مسیر حرکت کار چگونه به یکدیگر مرتبط‌اند.

بسیاری از BPMSها برای مدل‌سازی از BPMN یا Business Process Model and Notation استفاده می‌کنند. BPMNاستانداردی برای مدل‌سازی فرایندهای کسب‌وکار است که توسط Object Management Group توسعه یافته است.

اما وجود یک نمودار BPMN به‌تنهایی کافی نیست.

برای اجرای واقعی باید مشخص باشد هر بخش از مدل چه رفتاری دارد. یک فعالیت ممکن است نیازمند اقدام کاربر باشد، فعالیت دیگری ممکن است یک سرویس را اجرا کند و یک نقطه تصمیم ممکن است مسیر را براساس اطلاعات موجود تغییر دهد.

در گراف BPMS می‌توانید این لایه را در فرایندساز سازمانی و موتور فرایند مبتنی بر BPMN 2.0 بررسی کنید.

موتور فرایند، مسیر را هنگام اجرا هدایت می‌کند

هسته اجرایی BPMS معمولاً موتور فرایند (Process Engine) است.

موتور فرایند فقط نمودار را نمایش نمی‌دهد؛ وضعیت اجرای فرایند را دنبال می‌کند و براساس مدل مشخص می‌کند پس از هر مرحله چه اتفاقی باید رخ دهد.

ممکن است فعالیت جدیدی برای کاربر ایجاد شود، مسیر براساس یک تصمیم تغییر کند، یک سرویس اجرا شود یا فرایند تا رسیدن یک رویداد مشخص منتظر بماند.

این محیط اجرا همان چیزی است که مدل فرایند را از یک دیاگرام ثابت به بخشی از یک سامانه عملیاتی تبدیل می‌کند.

مدل فرایند با نمونه اجرایی چه تفاوتی دارد؟

یکی از مفاهیم کلیدی BPMS، تفاوت میان مدل فرایند و نمونه اجرایی فرایند (Process Instance) است.

فرض کنید سازمان فرایندی با عنوان «درخواست دسترسی به سامانه» طراحی کرده است.

این تعریف عمومی، مدل فرایند است.

حالا یکی از کارکنان برای دسترسی به سامانه مالی درخواست ثبت می‌کند. همان لحظه یک اجرای مستقل از مدل آغاز می‌شود.

اگر فرد دیگری درخواست دیگری ثبت کند، نمونه اجرایی دیگری شکل می‌گیرد.

به بیان دقیق‌تر، هر بار اجرای مستقل یک مدل فرایند، یک Process Instance است.

ممکن است در یک لحظه صدها نمونه از یک مدل واحد در حال اجرا باشند.

یکی تازه آغاز شده باشد، دیگری در انتظار تأیید قرار داشته باشد و نمونه‌ای دیگر به مرحله اجرا رسیده باشد.

BPMS باید بتواند وضعیت، داده و سابقه هرکدام را مستقل از دیگری مدیریت کند.

مثال: درخواست دسترسی به سامانه چگونه در BPMS اجرا می‌شود؟

یک سناریوی فرضی را در نظر بگیریم.

یکی از کارکنان برای انجام مسئولیت خود به دسترسی جدیدی در یک سامانه سازمانی نیاز دارد.

مدل ساده فرایند می‌تواند چنین باشد:

ثبت درخواست ← تشخیص نوع دسترسی ← بررسی مدیر ← بررسی تکمیلی در صورت نیاز ← اجرا ← ثبت نتیجه

حالا ببینیم در محیط BPMS چه اتفاقی می‌افتد.

کاربر اطلاعات اولیه را ثبت می‌کند

فرایند می‌تواند با یک فرم شروع شود.

کاربر سامانه موردنظر، نوع دسترسی، علت درخواست و سایر اطلاعات لازم را ثبت می‌کند.

فرم فقط محل ثبت داده نیست؛ بخشی از یک جریان بزرگ‌تر است. پس از ارسال، سیستم باید بداند درخواست به کجا برود و مرحله بعد چگونه اجرا شود.

یک نمونه اجرایی مستقل ایجاد می‌شود

با شروع فرایند، یک نمونه اجرایی ایجاد می‌شود.

از این لحظه درخواست دارای وضعیت، داده و سابقه مخصوص خودش است.

اگر صد کاربر درخواست مشابه ثبت کنند، سازمان همچنان یک مدل فرایند دارد، اما صد نمونه اجرایی جداگانه در مراحل مختلف جریان خواهند داشت.

فعالیت بعدی به نقش یا فرد مربوط می‌رسد

فرض کنیم مرحله بعد بررسی مدیر است.

سیستم براساس طراحی فرایند مشخص می‌کند این وظیفه به چه فرد یا نقشی سپرده شود.

مدیر هنگام بازکردن فعالیت، اطلاعات موردنیاز همان مرحله را می‌بیند و تصمیم خود را ثبت می‌کند. سپس نتیجه به موتور فرایند برمی‌گردد و جریان ادامه پیدا می‌کند.

مسیر درخواست می‌تواند براساس شرایط تغییر کند

همه درخواست‌ها لزوماً مسیر یکسانی ندارند.

برای مثال، دسترسی معمولی ممکن است فقط به تأیید مدیر نیاز داشته باشد، درحالی‌که نوع خاصی از دسترسی باید بررسی دیگری را هم طی کند.

در این نقطه یک قاعده کسب‌وکار (Business Rule) می‌تواند روی انتخاب مسیر اثر بگذارد.

برای بررسی این قابلیت می‌توانید موتور قواعد کسب‌وکار و DMN گراف BPMS را ببینید.

اطلاعات می‌توانند از سامانه‌های موجود وارد جریان شوند

فرض کنیم نام، واحد سازمانی یا اطلاعات پایه کاربر از قبل در سامانه دیگری ثبت شده است.

اگر رابط فنی مناسب وجود داشته باشد، لازم نیست همه این اطلاعات دوباره توسط کاربر وارد شوند. داده می‌تواند از منبع موجود دریافت شود یا نتیجه یک مرحله برای سامانه دیگری ارسال شود.

کار اجرایی انجام می‌شود

پس از تکمیل بررسی‌ها، وظیفه اجرای دسترسی به فرد مسئول می‌رسد.

او اقدام موردنیاز را انجام می‌دهد و نتیجه را ثبت می‌کند.

پایان این فعالیت الزاماً پایان فرایند نیست. ممکن است مدل مرحله دیگری برای کنترل نتیجه، ثبت نهایی یا اطلاع‌رسانی داشته باشد.

وضعیت درخواست در طول مسیر قابل مشاهده است

هر نمونه اجرایی وضعیت مخصوص خود را دارد.

بنابراین می‌توان تشخیص داد درخواست هنوز در مرحله بررسی است، وارد مرحله اجرا شده، پایان یافته یا در نقطه مشخصی متوقف مانده است.

داده حاصل از اجرای نمونه‌ها نیز می‌تواند برای گزارش و پایش استفاده شود. برای بررسی ابزار این بخش می‌توانید گزارش‌ساز سازمانی گراف BPMS را مشاهده کنید.

این سناریو یک مثال آموزشی است و به معنای وجود یک سامانه آماده درخواست دسترسی با همین ساختار نیست. طراحی واقعی باید براساس ساختار، قواعد و نیاز هر سازمان انجام شود.

اجزای اصلی یک BPMS چیست؟

ساختار محصولات BPMS یکسان نیست، اما معمولاً چند قابلیت در کنار هم محیط اجرای فرایند را شکل می‌دهند.

نکته مهم‌تر از تعداد این اجزا، ارتباط میان آن‌ها است.

فرم داده را دریافت می‌کند، موتور مسیر را هدایت می‌کند، وظیفه به کاربر می‌رسد، قاعده روی تصمیم اثر می‌گذارد و داده اجرای واقعی برای پایش قابل استفاده می‌شود.

Task و کارتابل در BPMS چه نقشی دارند؟

بعضی مراحل فرایند به اقدام انسان نیاز دارند؛ مثلاً بررسی اطلاعات، تأیید درخواست یا ثبت نتیجه.

در این مراحل، یک وظیفه (Task) برای کاربر یا نقش مربوط ایجاد می‌شود. کاربر آن را در کارتابل می‌بیند و پس از انجام فعالیت، نتیجه دوباره وارد جریان فرایند می‌شود.

در نتیجه Task در BPMS صرفاً یک آیتم در فهرست کارها نیست؛ به یک نمونه مشخص از فرایند و مرحله بعد آن متصل است.

قواعد کسب‌وکار در BPMS چه نقشی دارند؟

بعضی تصمیم‌ها به شرایط مشخص وابسته‌اند؛ مثلاً نوع درخواست، مبلغ یا سطح دسترسی می‌تواند مسیر بعد را تغییر دهد.

قاعده کسب‌وکار کمک می‌کند چنین منطق‌هایی به‌صورت ساختاریافته وارد جریان شوند و همه شرایط در خود نمودار فرایند پراکنده نشوند.

روش تعریف و مدیریت این قواعد میان پلتفرم‌ها متفاوت است.

یکپارچه‌سازی در BPMS چه نقشی دارد؟

فرایندهای واقعی اغلب به اطلاعات چند سامانه وابسته‌اند.

در صورت وجود رابط فنی مناسب، BPMSمی‌تواند داده موردنیاز را از سامانه دیگری دریافت کند یا نتیجه‌ای را به آن ارسال کند.

بنابراین BPMS الزاماً جایگزین ERP، CRMیا سایر سیستم‌های تخصصی نیست؛ در بسیاری از سناریوها می‌تواند جریان کار را میان آن‌ها هماهنگ کند.

گزارش و پایش چه نقشی دارند؟

هر نمونه اجرایی می‌تواند داده‌ای درباره وضعیت و مسیر خود ایجاد کند.

این داده می‌تواند برای مشاهده درخواست‌های باز، مرحله جاری، زمان توقف یا سایر شاخص‌های تعریف‌شده استفاده شود.

ارزش پایش زمانی بیشتر می‌شود که به سؤال مشخص مدیریتی یا عملیاتی پاسخ دهد، نه اینکه صرفاً مجموعه‌ای از نمودارها تولید شود.

تست و نسخه‌بندی چرا اهمیت دارند؟

فرایندها در طول زمان تغییر می‌کنند؛ ممکن است مسیر، فرم یا قواعد آن‌ها اصلاح شود.

تست و نسخه‌بندی کمک می‌کنند این تغییرات کنترل‌شده‌تر انجام شوند.

نحوه مدیریت نمونه‌های در حال اجرا هنگام تغییر نسخه به محصول و نوع تغییر بستگی دارد و بهتر است هنگام ارزیابی BPMS بررسی شود.

BPMS چگونه با استثناهای فرایند روبه‌رو می‌شود؟

فرایند واقعی فقط مسیر ایدئال نیست.

ممکن است مسئول یک فعالیت در دسترس نباشد، مهلت انجام کار تمام شود، یک سرویس خارجی پاسخ ندهد، درخواست نیاز به برگشت داشته باشد یا مسئول یک وظیفه تغییر کند.

به همین دلیل، هنگام طراحی یا ارزیابی BPMS نباید فقط مسیر عادی را دید.

توان مدیریت شرایط غیرعادی یکی از بخش‌های مهم اجرای واقعی فرایند است.

در یک دمو، مسیری که همیشه بدون مشکل از «ثبت» به «تأیید» و سپس «پایان» می‌رسد تصویر کاملی از رفتار سیستم ارائه نمی‌دهد. تأخیر، خطا، برگشت و تغییر وضعیت نیز باید قابل بررسی باشند.

تفاوت BPMS و اتوماسیون فرایند چیست؟

اتوماسیون یعنی بخشی از یک فعالیت یا جریان بدون اقدام دستی مستقیم انجام شود.

مثلاً سیستم می‌تواند وظیفه بعدی را ایجاد کند، براساس یک شرط مسیر را انتخاب کند یا اطلاعاتی را از سرویس دیگری دریافت کند.

این اتفاق‌ها می‌توانند داخل BPMS رخ دهند، اما BPMS فقط مجموعه‌ای از اقدامات خودکار نیست.

BPMS باید وضعیت کل نمونه فرایند را میان فعالیت‌های انسانی، خودکار، داده‌ها و تصمیم‌ها مدیریت کند.

برای آشنایی بیشتر با این مفهوم می‌توانید راهنمای اتوماسیون فرایندهای سازمانی را مطالعه کنید.

تفاوت BPM، BPMN، BPMS و Workflow چیست؟

این مفاهیم به هم مرتبط‌اند، اما مترادف نیستند.

یک سازمان می‌تواند بدون BPMS از BPM استفاده کند. همچنین می‌تواند فرایندی را با BPMN مدل کند، بدون اینکه هنوز آن را وارد یک موتور اجرایی کرده باشد.

Workflow نیز می‌تواند بخشی از BPMS باشد، اما BPMS ممکن است علاوه بر حرکت وظایف، داده، قواعد، یکپارچه‌سازی و وضعیت نمونه‌های اجرایی را هم درگیر کند.

مزایای BPMS چیست؟

مزایای BPMS را بهتر است به سازوکار واقعی سیستم مرتبط کنیم، نه به وعده‌های کلی.

وضعیت اجرای کار قابل مشاهده‌تر می‌شود

هر درخواست می‌تواند به‌عنوان یک نمونه اجرایی مستقل دنبال شود و وضعیت آن در طول مسیر مشخص باشد.

مسئولیت مراحل روشن‌تر می‌شود

وظایف می‌توانند براساس طراحی فرایند به نقش یا فرد مربوط سپرده شوند.

بخشی از پیگیری‌های دستی کاهش پیدا می‌کند

ادامه مسیر فقط به این وابسته نیست که یک فرد به خاطر داشته باشد درخواست را برای نفر بعد بفرستد.

قواعد تصمیم ساختاریافته‌تر می‌شوند

شرایط تکرارشونده می‌توانند به منطق مشخصی در جریان تبدیل شوند.

داده موجود می‌تواند دوباره استفاده شود

اگر امکان فنی اتصال وجود داشته باشد، اطلاعات موجود در سامانه‌های دیگر می‌توانند وارد جریان شوند و نیاز به ورود مجدد داده کاهش پیدا کند.

سابقه اجرای فرایند شکل می‌گیرد

اقدامات و تغییر وضعیت‌های ثبت‌شده امکان ردیابی بیشتری ایجاد می‌کنند.

اجرای فرایند داده قابل اندازه‌گیری تولید می‌کند

این داده می‌تواند مبنای گزارش و پایش قرار گیرد.

تحقق این نتایج به طراحی فرایند، کیفیت داده، معماری، پیاده‌سازی و نحوه استفاده سازمان بستگی دارد.

BPMS چه چیزی نیست؟

شناخت BPMS با مشخص‌کردن مرزهای آن دقیق‌تر می‌شود.

BPMS همان BPM نیست.BPM رویکرد مدیریتی است؛ BPMS نرم‌افزار است.

BPMS فقط فرم‌ساز نیست. فرم یکی از اجزای اجرای فرایند است.

BPMS فقط کارتابل نیست. وظیفه بخشی از جریان اجرایی است، نه کل سیستم.

BPMS الزاماً جای ERP یا CRM را نمی‌گیرد. در بسیاری از سناریوها می‌تواند در کنار این سامانه‌ها فعالیت کند.

BPMS به معنی حذف کامل برنامه‌نویسی نیست. حتی در پلتفرم‌های Low-Code یا No-Code، بعضی یکپارچه‌سازی‌ها و نیازهای پیچیده ممکن است به توسعه فنی نیاز داشته باشند.

و مهم‌تر از همه:

BPMS یک فرایند نامناسب را صرفاً با دیجیتالی‌کردن آن به فرایند مناسب تبدیل نمی‌کند.

چه زمانی BPMS انتخاب مناسبی نیست؟

هر فعالیت سازمانی به یک موتور فرایند نیاز ندارد.

برای یک کار بسیار ساده، کم‌تکرار یا کاملاً موردی ممکن است یک فرم، ابزار مدیریت وظایف یا نرم‌افزار تخصصی سبک‌تر کافی باشد.

BPMS زمانی ارزش بیشتری پیدا می‌کند که فرایند چند مرحله مشخص داشته باشد، چند نقش در آن مشارکت کنند، وضعیت هر درخواست اهمیت داشته باشد و قواعد، داده یا تعامل با سامانه‌های دیگر بخشی از اجرای آن باشند.

سؤال مفید این نیست که:

«آیا می‌توان این کار را در BPMS ساخت؟»

بلکه:

«آیا این مسئله واقعاً به مدیریت یک جریان اجرایی نیاز دارد؟»

برای شروع BPMS چه نوع فرایندی مناسب‌تر است؟

اولین فرایند بهتر است هم ارزش عملی مشخصی داشته باشد و هم پیچیدگی آن قابل مدیریت باشد.

یک گزینه مناسب معمولاً بارها اجرا می‌شود، مراحل و مسئولیت‌های نسبتاً مشخصی دارد، وضعیت آن باید قابل پیگیری باشد، قواعد اصلی آن قابل تعریف‌اند و می‌توان نتیجه پیاده‌سازی را ارزیابی کرد.

فرایندی که برای اولین تجربه به تعداد زیادی سامانه قدیمی، استثنای ناشناخته و تغییر سازمانی گسترده وابسته است، احتمالاً نقطه شروع ساده‌ای نخواهد بود.

آیا BPMS یعنی بدون برنامه‌نویسی؟

خیر؛ حداقل نه به‌صورت مطلق.

بسیاری از پلتفرم‌های BPMS از رویکرد Low-Code / No-Code استفاده می‌کنند تا بخش‌هایی از طراحی فرایند، فرم، قاعده یا گزارش به‌صورت بصری انجام شوند.

اما میزان نیاز به برنامه‌نویسی به سناریوی واقعی بستگی دارد.

یکپارچه‌سازی اختصاصی، منطق پیچیده، رابط کاربری ویژه یا معماری خاص ممکن است همچنان نیازمند توسعه فنی باشد.

بنابراین سؤال دقیق‌تر این است:

چه مقدار از نیاز سازمان با قابلیت‌های استاندارد پلتفرم قابل پیاده‌سازی است و در کدام بخش‌ها توسعه اختصاصی لازم می‌شود؟

هنگام انتخاب نرم‌افزار BPMS چه چیزهایی را بررسی کنیم؟

فهرست بلند قابلیت‌ها به‌تنهایی برای انتخاب BPMS کافی نیست.

بهتر است محصول را با یک سناریوی نزدیک به واقعیت سازمان ارزیابی کنید.

بررسی کنید مدل واقعاً قابل اجراست یا فقط رسم می‌شود؛ هر نمونه در حال اجرا چگونه دیده می‌شود؛ فعالیت انسانی به چه شکل ایجاد می‌شود؛ فرم و داده چگونه به مرحله مربوط متصل می‌شوند؛ و تصمیم‌ها چگونه وارد جریان می‌شوند.

اگر ارتباط با سامانه‌های دیگر برای پروژه مهم است، یک سناریوی واقعی اتصال را هم بررسی کنید.

مسیر عادی به‌تنهایی کافی نیست. ببینید اگر فعالیت دیر انجام شود، درخواست برگردد یا یک ارتباط خارجی با خطا روبه‌رو شود، سیستم چه رفتاری دارد.

تست، نسخه‌بندی و دسترسی به داده اجرای واقعی برای گزارش نیز از مواردی هستند که در ارزیابی عملی BPMS اهمیت دارند.

اگر می‌خواهید گراف BPMS را روی یک سناریوی نزدیک به نیاز سازمان بررسی کنید، می‌توانید از مسیر درخواست دموی گراف BPMS اقدام کنید.

گراف BPMS چگونه در یک سناریوی فرایندی به کار می‌آید؟

در گراف BPMS، یک فرایند می‌تواند از مدل به اجرای واقعی متصل شود؛ به این معنا که مسیر تعریف‌شده با فرم‌های هر مرحله، وظایف کاربران، قواعد تصمیم‌گیری و در صورت نیاز منابع داده یا سرویس‌های دیگر در ارتباط قرار می‌گیرد.

در نتیجه، به‌جای اینکه فرم، کارتابل و منطق فرایند به‌صورت اجزای جدا دیده شوند، می‌توان آن‌ها را در قالب یک جریان واحد طراحی و اجرا کرد.

برای بررسی جزئیات هر بخش و قابلیت‌های محصول می‌توانید صفحه ماژول‌های گراف BPMS را ببینید.

جمع‌بندی: BPMS را از زاویه اجرای واقعی بشناسید

تعریف BPMS با جمله «نرم‌افزار مدیریت فرایند است» کامل نمی‌شود.

برای شناخت این دسته از سیستم‌ها باید ببینیم وقتی یک فرایند وارد محیط اجرا می‌شود چه اتفاقی می‌افتد.

مدل به موتور اجرا متصل می‌شود. هر درخواست یک نمونه مستقل دارد. فعالیت‌ها به کاربران می‌رسند. فرم‌ها داده موردنیاز را فراهم می‌کنند. قواعد روی تصمیم‌ها اثر می‌گذارند. سامانه‌های دیگر در صورت نیاز وارد جریان می‌شوند و اجرای واقعی داده قابل پایش تولید می‌کند.

به همین دلیل، هنگام ارزیابی BPMS بهتر است فقط نپرسیم:

«این نرم‌افزار چند قابلیت دارد؟»

سؤال دقیق‌تر این است:

«اگر یکی از فرایندهای واقعی سازمان را وارد این سیستم کنیم، از لحظه شروع تا پایان چه اتفاقی می‌افتد؟»

پاسخ این سؤال معمولاً تصویر دقیق‌تری از توان واقعی یک BPMS ارائه می‌دهد.

سؤالات متداول درباره BPMS

BPMS مخفف چیست؟

BPMS مخفف Business Process Management System و به معنای سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار است. این سیستم کمک می‌کند مدل فرایند به جریان اجرایی شامل وظایف، داده، قواعد و تعامل با سامانه‌های دیگر تبدیل شود.

نرم‌افزار BPMS چیست؟

نرم‌افزار BPMS بستری برای مدل‌سازی و اجرای فرایندهای سازمانی است که می‌تواند اجزایی مانند موتور فرایند، وظایف کاربران، فرم، قواعد، یکپارچه‌سازی و پایش را در یک جریان اجرایی کنار هم قرار دهد.

Process Engine چیست؟

موتور فرایند بخشی از BPMS است که وضعیت اجرای فرایند را دنبال می‌کند و براساس مدل مشخص می‌کند بعد از هر مرحله چه اتفاقی رخ دهد.

Process Instance چیست؟

هر بار اجرای مستقل یک مدل فرایند، یک Process Instance یا نمونه اجرایی فرایند است. برای مثال، صد درخواست همزمان می‌توانند صد نمونه اجرایی جدا از یک مدل واحد باشند.

تفاوت BPM و BPMS چیست؟

BPM رویکردی برای شناخت، مدیریت و بهبود فرایندهاست. BPMSبستری نرم‌افزاری برای اجرای دیجیتال مدل و منطق فرایند است.

تفاوت BPMN و BPMS چیست؟

BPMN استانداردی برای مدل‌سازی فرایند است. BPMSیک سیستم نرم‌افزاری است که می‌تواند مدل فرایند را به عناصر اجرایی متصل کند.

تفاوت Workflow و BPMS چیست؟

Workflow روی جریان حرکت کار میان مراحل تمرکز دارد. BPMSمی‌تواند علاوه بر گردش وظایف، وضعیت نمونه‌های اجرایی، فرم و داده، قواعد، یکپارچه‌سازی و پایش را نیز مدیریت کند.

آیا BPMS بدون برنامه‌نویسی است؟

نه به‌صورت مطلق. ابزارهای Low-Code و No-Code می‌توانند بخشی از طراحی را بصری کنند، اما بعضی سناریوهای پیچیده، یکپارچه‌سازی‌ها یا سفارشی‌سازی‌ها ممکن است همچنان به توسعه فنی نیاز داشته باشند.

آیا هر فرایندی باید در BPMS اجرا شود؟

خیر. BPMSزمانی منطقی‌تر است که مسئله به مدیریت یک جریان چندمرحله‌ای، قابل پیگیری و دارای نقش، تصمیم، داده یا ارتباط با سامانه‌های دیگر نیاز داشته باشد.