سامانه مدیریت اسناد (DMS)
گراف DMS بستری برای مدیریت چرخه کامل اسناد و اطلاعات سازمانی است؛ از ثبت و ذخیرهسازی تا دستهبندی، جستجو، گردش، تأیید، نسخهبندی و آرشیو. با Graph DMS، اسناد از فایلهای پراکنده و غیرقابل ردیابی به اطلاعاتی ساختاریافته، در دسترس و قابل مدیریت تبدیل میشوند.
پراکندگی اسناد؛ عامل اصلی خروج اطلاعات از کنترل سازمانی
افزایش روزافزون حجم قراردادها، مکاتبات و مستندات عملیاتی؛ همراه با مخاطراتی همچون ذخیرهسازی غیرمتمرکز، نبود مدیریت نسخهگذاری، افت امنیت، دوبارهکاری و اتلاف منابع.
پراکندگی اسناد
نگهداری اطلاعات در پوشهها، سیستمها و کانالهای مختلف و دشواری دسترسی به نسخه صحیح.
جستجوی دشوار
صرف زمان زیاد برای پیدا کردن سند موردنظر در میان حجم بالای اطلاعات سازمان.
نسخههای متعدد
ابهام در مورد آخرین نسخه سند و احتمال استفاده از اطلاعات قدیمی یا منسوخ.
دسترسی کنترلنشده
نبود ساختار مشخص برای تعیین اینکه چه فرد یا واحدی به چه اطلاعاتی دسترسی داشته باشد.
گردش دستی اسناد
وابستگی بررسی، تأیید و ارجاع اسناد به ایمیل، مکاتبات و پیگیریهای دستی.
نبود سابقه قابل ردیابی
دشواری در مشاهده تاریخچه تغییرات، دسترسیها و فعالیتهای انجامشده روی اسناد.
یک چرخه کامل برای مدیریت فرآیند
Graph DMS تمام چرخه عمر سند را در یک بستر یکپارچه مدیریت میکند؛ از لحظه ورود سند به سازمان تا استفاده، گردش، تغییر، تأیید و آرشیو آن.
۱. ثبت و سازماندهی
ورود اسناد از منابع مختلف و دستهبندی آنها در یک ساختار متمرکز با استفاده از متادیتا و برچسبها.
۲. گردش و تأیید
ارسال اسناد در مسیرهای مشخص برای بررسی، ارجاع و تأیید بهصورت قابل پیگیری.
۳. استفاده و همکاری
دسترسی کنترلشده کاربران به اسناد و امکان همکاری در فرآیندهای مرتبط.
۴. نسخهبندی و آرشیو
ثبت تغییرات، نگهداری نسخههای مختلف و آرشیو ساختاریافته برای دسترسی در آینده.
اسناد سازمان، ساختاریافته و در دسترس
Graph DMS مجموعهای از قابلیتهای موردنیاز برای مدیریت اطلاعات و اسناد سازمانی را در اختیار شما قرار میدهد.
ذخیرهسازی متمرکز
نگهداری اسناد و اطلاعات در یک ساختار متمرکز و قابل مدیریت، بدون وابستگی به پوشهها و منابع پراکنده.
دستهبندی و ساختاردهی
ایجاد ساختارهای سلسلهمراتبی، دستهبندیها و برچسبهای متناسب با نوع اسناد و ساختار سازمان.
جستجوی سریع
دسترسی سریع به اسناد موردنیاز بر اساس عنوان، مشخصات، دستهبندی، برچسب و سایر اطلاعات ثبتشده.
مدیریت نسخهها
نگهداری نسخههای مختلف هر سند و ثبت تاریخچه تغییرات برای جلوگیری از استفاده از نسخههای قدیمی یا اشتباه.
کنترل دسترسی
تعریف دسترسی کاربران و واحدها بر اساس نقش، ساختار سازمانی و سطح محرمانگی اطلاعات.
گردش و تأیید اسناد
تعریف مسیرهای مشخص برای ارجاع، بررسی، تأیید و ثبت نهایی اسناد.
کارتابل الکترونیکی
مدیریت اسناد و فعالیتهای مرتبط با آنها از طریق کارتابلهای اختصاصی کاربران و واحدهای سازمان.
ثبت و ردیابی فعالیتها
ثبت سوابق دسترسی، تغییرات و فعالیتهای انجامشده روی اسناد برای افزایش شفافیت و کنترل.
پشتیبانی از فرمتهای مختلف
مدیریت انواع فایلها و فرمتهای مورد استفاده در فرآیندهای سازمانی در یک بستر مشترک.
کنترل بیشتر، امنیت بیشتر
اسناد سازمانی میتوانند شامل اطلاعات حساس، مالی، حقوقی، فنی و مدیریتی باشند. به همین دلیل، مدیریت آنها نیازمند کنترل دقیق بر دسترسی و فعالیت کاربران است.
تاریخچه و ردیابی فعالیتها
ثبت و نگهداری سوابق مشاهده، تغییر، ارجاع و سایر فعالیتهای انجامشده روی اسناد برای ایجاد شفافیت و امکان ردیابی کامل.
دسترسی و کنترل مبتنی بر نقش
تعیین سطح دسترسی کاربران بر اساس نقش و مسئولیت، همراه با مدیریت دسترسی به اسناد و اطلاعات مطابق ساختار و سیاستهای سازمان.
مدیریت نسخهها
حفظ نسخههای مختلف اسناد و ثبت تاریخچه تغییرات برای جلوگیری از ابهام و استفاده از نسخههای قدیمی یا نامعتبر.
کنترل چرخه عمر سند
مدیریت وضعیت سند از زمان ثبت تا گردش، تأیید و آرشیو در یک ساختار یکپارچه و قابل کنترل.
برای هر سازمان، یک سناریوی متفاوت
مدیریت پروندههای پرسنلی، مدارک کارکنان، قراردادها و اسناد مرتبط با فرآیندهای منابع انسانی بهصورت متمرکز و ساختاریافته، بهگونهای که دسترسی، نگهداری، بهروزرسانی و پیگیری این اطلاعات در طول چرخه همکاری کارکنان با سازمان سادهتر، دقیقتر و قابل کنترلتر باشد.
ویژگیها
از جستجوی هوشمند تا تصمیمگیری چابک
ارزش واقعی Graph DMS فراتر از ذخیرهسازی ساده اسناد است؛ بستری متمرکز جهت بازیابی لحظهای، دسترسی سریع به دادههای موثق و حذف جستجوهای زمانبر در پوشهها و سامانههای جزیرهای.
ارزشآفرینی Graph BPMS برای سازمانها
فراتر از یک نرمافزار مدیریت فرآیند؛ بستری یکپارچه برای اتخاذ تصمیمات سریعتر، ارتقای هوشمندی عملیاتی و آمادهسازی سازمان برای توسعه آتی.
CRM : مدیریت ارتباط با مشتری
مدیریت تعاملات، فرآیندهای فروش و ارتباط با مشتریان در یک بستر متمرکز.
مشاهده راهکارBI : هوش تجاری
تبدیل دادههای سازمان به گزارشها، داشبوردها و بینشهای مدیریتی برای تصمیمگیری سریعتر.
مشاهده راهکارHRM : مدیریت منابع انسانی
مدیریت فرآیندهای منابع انسانی از جذب و ارزیابی تا توسعه کارکنان در یک محیط یکپارچه.
مشاهده راهکارراهکار مناسب سازمان خود را پیدا کنید
هر سازمان چالشهای متفاوتی دارد. کارشناسان گراف آمادهاند تا متناسب با نیازهای شما، مناسبترین راهکار را معرفی و مسیر استقرار آن را برنامهریزی کنند.